Cum să aplicaţi la Programul de Burse Roma Education Fund. Ghidul complet

Scopul principal al Programului de burse Roma Education Fund (REF SP) este de a contribui la dezvoltarea unei mase critice de romi, absolvenți de învățământ superior, încrezători și mândri de identitatea lor romă, specialiști în domeniul academic și social, dotați cu abilități și competențe care le permită să devină profesioniști în domeniile studiate, precum și să rămână conectați la comunitatea romă și să acorde sprijin în continuare în dezvoltarea și includerea acesteia în societate.

Pentru a atinge acest obiectiv, Programul de burse Roma Education Fund (REF SP) oferă sprijin studenților romi pentru a facilita accesul la învățământul superior în țările de reședință sau în străinătate, le sprijină eforturile academice în timpul studiilor pentru a putea absolvi cu succes. Bursele sunt oferite pentru un an universitar, iar studenții își pot reînnoi aplicația și pot intra în competiția de burse, lansată în fiecare an.

Programul de burse Roma Education Fund (REF SP) oferă burse pe bază de merit academic, pentru studenţii romi care urmează studii de licenţă, master sau doctorat în cadrul universităţilor acreditate de stat.

Pentru sprijinirea aplicanţilor interesaţi să completeze şi să depună cu succes Formularul de Aplicare Online (FAO), Programul de bursă REF oferă informaţii în Ghidul de Aplicare, specifice fiecărei scheme de bursă, conform indicațiilor de mai jos:

Scheleme de bursă ale Programului de Burse REF

Roma Memorial University Scholarship Program (RMUSP);

Law and Humanities Program (LHP);

Roma Health Scholarship Program (RHSP);

Roma International Scholar Program (RISP).

Termenul limită pentru România: 17 Mai 2019.

Beneficiarii de bursă din anul universitar 2016-2017 sunt eligibili pentru Professional Development Activity Grants (Grantul pentru Dezvoltare Profesională), conform indicațiilor de mai jos.

REF poate sprijini un aplicant, în timpul studiilor sale, maxim 8 ani, după cum urmează:

diplomă de licență, pentru maxim 4 ani într-un model integrat de studii, sau maxim 3 ani în cadrul sistemului Bologna;

diplomă de master, pentru maxim 1 an în sistemul integrat de studii non-Bologna, și maxim 2 ani în sistemul Bologna;

diplomă de doctorat, pentru maxim 3 ani și doar primii 3 ani ai studiilor de doctorat;

Suma bursei RMUSP de bază este calculată pe baza a 80 EURO pe lună universitară.

În funcție de disponibilitatea fondurilor, REF SP poate acoperi și cheltuielile cu taxa de școlarizare, parțial sau total, ca parte a bursei;

Bursa RMUSP are rolul de a acoperi cheltuielile de școlarizare ca manuale, taxe de examen și cheltuieli de trai, parțial;

Bursa este acordată aplicanților acceptați doar pentru anul universitar în care au intrat în concursul pentru burse (ex. anul universitar 2019-2020); studenții care sunt interesați să obțină bursa în anii universitari ulteriori trebuie să își reînnoiasca aplicația și să intre în concurs în fiecare ciclu de burse.

Procesul de aplicare la Programul de Burse REF se desfășoara prin accesarea Sistemului de Aplicare Online.

REF SP va acorda prioritate în domeniul științelor naturale, IT și inginerie, științe interdisciplinare, studii medicale, precum și studii pedagogice. Prin urmare, solicitanții care urmează astfel de studii vor primi puncte bonus în competiția pentru bursă.

   2. Ca urmare a scopului programului de a contribui la dezvoltarea unei mase critice de studenți romi, conectați la comunitatea romă, încă din 2007 Programul de Burse REF a introdus un nou element în competiția pentru bursă – activități de voluntariat în interesele comunităților de romi. Elementul nou are un rol important în scorul general al aplicației, mai multe detalii aici (link către grila de evaluare)

Pentru a vă ajuta să identificați activități de voluntariat, Programul de Burse REF a pregătit o listă de activități (aici) care va servi drept exemplu pentru ceea ce Programul de Burse consideră ca fiind activitati de voluntariat în interesul comunităților de romi.

Conflict de interese

Aplicanții care sunt angajați (cu contract de muncă) ai Fundației pentru o Societate Deschisă sau ai Fundațiilor Naționale din Rețeaua Fundațiilor Soros, precum și ai Roma Education Fund, nu sunt eligibili pentru Programul de Burse REF.

Important: situația de nerespectare a  obligaţiei notificării prompte a Coordonatorului Național despre situația de Conflict de Interes, va duce la descalificarea respectivilor aplicanți din competiția Programul de burse REF.

Pentru a se asigura că Echipa Programului de burse poate comunica în mod adecvat cu aplicanții și beneficiarii programului, în ceea ce privește toate cerințele și informațiile referitoare la aplicația depusă sau statutul academic al beneficiarilor, aplicanții trebuie să:

utilizeze o adresă de e-mail activă și personală, care să fie verificată cu regularitate în vederea corespondenței prompte primite din partea Programului de burse REF. Vă recomandăm să folosiți un furnizor de servicii de încredere, spre exemplu: Gmail, Yahoo;

II. CRITERII DE ELIGIBILITATE

Pentru a fi eligibili în competiția pentru bursa RMUSP, solicitanții trebuie să respecte următoarele cerințe:

1.    Să declare în mod deschis că sunt romi;

2.    Sunt în prezent studenți, sau vor fi acceptați ca studenți pentru a obține o diplomă de licență, master sau doctorat la o universitate acreditată de stat în țara nativă sau în țara de reședință în anul universitar 2019-2020;

Țara nativă sau țara de reședință, trebuie sa fie una dintre țările în care Programul de Bursa REF, RMUSP este implementat: Albania, Bulgaria, Bosnia și Herțegovina, Croația, Cehia, Ungaria, Kosovo, Muntenegru, Macedonia de Nord, România, Serbia, Slovacia și Turcia;

3.    Învățământul la distanță nu este eligibil

Învățământul cu frecvență redusă pentru nivelul de Licență nu este eligibil pentru sprijin, în cadrul tuturor schemelor de bursă REF SP;

Învățământul cu frecvență redusă este eligibil doar pentru nivelul de Master și Doctorat.

4.    Aplicanții care își reînnoiesc aplicația și se află în situația de a repeta anul universitar (studenții care au primit o bursă REF în anul universitar precedent și aplică să își reînnoiască bursa pentru același an de studiu), nu sunt eligibili în competiția pentru bursă;

5.    REF SP acceptă ca eligibile numai acele aplicaţii care presupun continuarea studiilor în nivel secvenţial, superior;

Exemplu: în cazul în care aplicantul a absolvit nivelul de Master, nivelul propus de studiu în competiția de burse REF SP trebuie să fie pentru nivelul de studiu superior ulterior, în acest caz, pentru studii de Doctorat. O altă ilustrare de neeligibilitate ar fi: absolvenţii de studii doctorale să aplice pentru Master sau Licență, sau absolvenții de studii de Master să aplice pentru al doilea Master sau Licență;

6.    REF SP acceptă ca eligibile doar acele aplicații în care studiile sunt desfășurate pe parcursul duratei convenționale oficiale a unei diplome (de exemplu, în cazul în care un student desfășoară studii de licență de durata de 3 ani și va solicita bursa pentru al 4-lea an, din cauza prelungirii -chiar dacă este permis de către Universitate-, aplicația nu va fi considerată eligibilă);

7.    Perioada de prelungire a studiilor permisă de universități pentru ca studenții să pregătească teza finală (care nu necesită prezența obligatorie a studenților la seminarii /colocvii, cursuri, practică obligatorie, sau de examinare) nu sunt eligibile pentru bursă;

8.    Sunt considerate eligibile, doar Formularele de Aplicare Online (OAF), complete și corespunzătoare cerințelor Programului.

Important: Aplicațiile care nu îndeplinesc aceste criterii de eligibilitate nu sunt luate în considerare, în continuare, în competiția de burse; aplicanții neeligibili vor fi notificați de către REF SP, după  încheierea procesului de verificare a eligibilității.

IMPORTANT

Transferul de la o universitate/facultate/specializare la alta, în funcție de nivel de studiu, este permis de Program o sigură dată.

Orice fel de schimbare, așa cum este descrisă mai sus, trebuie notificată în scris Coordonatorului Național, în mod ideal înainte ca transferul să aibă loc.

Studenții pot aplica simultan pentru diferite scheme de burse REF, în cazul în care sunt eligibili, conform criteriilor de eligibilitate ale fiecărei scheme. La finalizarea procesului de selecție, în cazul admiterii pentru mai multe scheme de bursă REF, solicitanții în cauză au obligația de a alege o singură bursă și de a notifica în acest sens, Coordonatorul Național, în mod formal, prin e-mail.

III. ETAPELE APLICAȚIEI

Pentru a fi luați în considerare pentru Programul de burse în anul universitar 2019-2020 aplicanții trebuie să respecte termenele limită ale Programului în Prima etapă – Termenul/termenii limită de depunere a Formularului de Aplicare Online per țară și schemă (unde este cazul), și în Etapa a doua – Depunerea Certificatului de Înscriere și a Certificatului pentru Taxa de Școlarizare (dacă este cazul), așa cum este descris și detaliat mai jos.

PRIMA ETAPĂ – Depunerea Formularului de Aplicare Online (FCO)

Termenul limită RMUSP pentru Albania, Bosnia and Herzegovina, Bulgaria, Croația, Cehia, Ungaria și  Kosovo: 15 Mai 2019.

Termenul limită RMUSP pentru Macedonia de Nord, Muntenegru, România, Serbia, Slovakia și Turcia: 17 Mai 2019.

Important: Este obligatoriu să îndepliniți și să finalizați următorii pași în secvența lor logică.

→ PASUL 1: Completați (sau actualizați) Informațiile personale;

→ PASUL 2: Completați (sau actualizați Sondajul; și

→ PASUL 3: Accesați Lista de Aplicații, selectați și alegeți schema de bursă, completați și depuneți.

Formularul de Aplicare Online poate fi depus cu succes numai dacă este complet finalizat, și numai dacă PASUL 1 și PASUL 2 sunt pe deplin completați, de asemenea.

Vă rugăm sa rețineți că, în cazul în care vă reînnoiți aplicația, ceea ce înseamnă că ați completat anterior Informațiile Personale și Sondajul, va trebui să revizuiți ambele secțiuni și să corectați/modificați informațiile, după cum este necesar, pentru a reflecta corect situația actuală.

Formularul de Aplicare Online complet și corespunzător va include:

1.    Eseuri scrise (pagina 3 din OAF)

  1.1    Eseu complet privind Obiectivele academice – Scrisoare de motivație descriind realizările academice și exprimând obiectivele academice ale aplicantului, demonstrând angajament și motivație de a studia pentru diploma dorită sau intenționată;

  1.2    Eseu complet privind problematica romă, ce respectă instrucțiunile specificate în Formularul de Aplicare Online.

Lipsa Onestității Academice (plagiat și auto-plagiat)

REF SP aplică criterii specifice atunci când gestionează această problemă. Toate detaliile trebuie consultate accesând acest link.

2. Documentele care urmează să fie atașate/încărcate în Sistemul de Aplicare Online

*Vă rugăm să furnizați scanări de calitate, color, pentru a vă asigura că toate informațiile sunt clar lizibile (documentele neclare nu vor fi luate în considerare).

*Dimensiunea maxima a unui document, nu trebuie să depășească 5 MB.

2.1Copie scanată față-verso a Cărții de identitate /Pașaportului;

2.2 Foaia matricolă oficială, conform specificațiilor de aici;

2.3 Scrisoare de recomandare conform specificațiilor de aici

Important: Este obligatoriu ca cel puțin o Scrisoare de Recomandare să fie emisă de o organizație /fundație /entitate romă din țara respectivă, înregistrată în mod legal.

2.4 Activități în sprijinul comunității rome/documente legate de activitățile de voluntariat

Orice dovadă (documente, fotografii, link-uri video, postări din siteurile de socializare, articole, lucrări) ce demonstrează activitățile de voluntariat desfășurate în sprijinul oricărei comunități de romi. Programul acceptă ca activități eligibile, doar activitățile desfașurate din iunie 2018 până în prezent.

Suplimentar, aplicanții pot furniza o scrisoare de sprijin/asistență din partea  coordonatorului activității de voluntariat (ONG-uri, instituții, reprezentanți ai comunității etc.), unde a avut loc activitatea respectivă. Scrisoarea de sprijin/asistență trebuie sa poarte ștampilă(dacă este cazul), semnătura și detalii de contact.

Important: Vă rugăm să rețineți că scrisoarea de sprijin/asistență nu poate înlocui Scrisoarea de Recomandare obligatorie, din partea unei Fundații/Organizatii/Entități rome, înregistrate legal.

ETAPA DOI – VERIFICAREA ÎNSCRIERII

Termen: toamna 2019.

Data pentru fiecare țară va fi comunicată de REF SP numai solicitanților care rămân în concurs pentru etapa doi.

Certificat oficial de înscriere (Adeverință de înmatriculare) /Certificat privind taxa de școlarizare – trebuie să fie scanat și încărcat ca atașament în Sistemul de Aplicare Online și trebuie să îndeplinească toate cerințele specificate aici.

IV. MECANISMUL DECIZIONAL

Mecanismul decizional este bazat pe criteriile specifice de selecție și pe procesul de selecția detaliat mai jos:

A. CRITERII DE SELECȚIE

Criteriile de selecție pentru schemele de acordare a burselor REF iau în considerare valabilitatea și calitatea informațiilor și a documentelor transmise. Pentru a își optimiza șansele în competiție, aplicanții trebuie să tindă spre respectarea integrală a criteriilor de selecție și să prezinte o aplicație competitivă, materiale și informații adecvate și relevante.

REF SP utilizează o terminologie specifică pentru a diferenția între diferitele categorii de aplicanți, conform căreia criteriile de evaluare variază.

Lista criteriilor de evaluare și importanța fiecărui criteriu pentru calcularea scorului final al aplicației este specificat aici.

Categoriile de aplicanti:

(1). Aplicanți pentru reînscriere în același nivel de studiu – studenții care au primit bursă REF în anul(ii) universitari anteriori și care solicită reînscrierea la același nivel universitar (licență, master, doctorat);

(2). Noii aplicanți, împărțiți în două sub-categorii:

 (2a). Aplicanți care urmează să fie studenți în anul I – cei care urmează să studieze cursurile din primul an al unui nivel academic (adică primul an pentru cursuri de licență, primul an pentru cursuri de master, primul an pentru cursuri de doctorat);

– Din această categorie fac parte și studenții care au beneficiat de bursa REF și care solicită o bursă REF pentru un nivel universitar superior (spre ex.: foștii beneficiari ai REF SP din cadrul cursurilor de licență care solicită înscrierea în primul an al cursurilor de master);

(2b). Persoanele care nu se încadrează în categoria celor care urmează să fie studenți în anul I – cei care urmează cursurile pentru anul al doilea sau pentru un an superior și care nu au beneficiat anterior de bursa REF în cadrul aceluiași nivel universitar.

• 

Etapa unu – Verificarea eligibilității

Verificarea tehnică a conformității solicitanților cu criteriile de eligibilitate ale Programului. Această etapă este desfășurată de Coordonatorii naționali REF SP.

Etapa doi – Evaluarea aplicației

Aceasta evaluare este efectuată de către membrii Comisiei Naționale de Selecție (NSB) ai REF SP. Comisia Națională de Selecție este formată din trei până la cinci membri, reprezentanți ai societății civile și ai mediului academic, rezidenți ai tării în care se desfășoara programul.

Membrii Comisiei Naționale de Selecție evaluează aplicațiile depuse în mod independent, online, atribuind scoruri fiecărei aplicații în parte, conform setului prestabilit de criterii de evaluare.

Scorul final al aplicației rezultă din media scorurilor independente ale membrilor Comisiei Naționale de Selecție. Sistemul ierarhizează în mod automat toate aplicațiile în funcție de scorurile finale, în ordine descrescătoare, de la cel mai mare la cel mai mic. În baza sistemului de ierarhizare și a poziției ocupate de aplicanți în clasament, aceștia sunt fie incluși pe o listă scurtă (pe lista de acceptare condiționată, sau pe lista de așteptare), fie sunt eliminați din competiție.

Etapa trei – Interviuri personale

Aplicanților care urmează să fie studenți în anul I (adică primul an de cursuri de licență, primul an de cursuri de master, primul an de cursuri de doctorat în anul universitar 2019-2020) li se poate solicita participarea la un interviu personal cu membrii Comisiei Naționale de Selecție. În această situație, interviul personal devine obligatoriu.

În țările mai mari participante la program, lista cu aplicanții care urmează să fie intervievați este determinată de REF SP utilizând  formule computerizate de selecție aleatorie, de până la 60 de aplicanți; acei studenți din anul I care nu intră în selecția aleatorie pentru interviu, vor fi evaluati în funcție de criteriile de evaluare specifice categoriei de studenți 2b.

Notă: Aplicanții care vor fi invitați să participe la interviul personal și nu respectă această cerință vor fi descalificați în competiția pentru bursă.

După desfășurarea interviurilor și atribuirea scorurilor în sistem, este actualizată ierarhizarea aplicanților și clasificarea acestora în “lista de acceptare condiționată” și în “lista de așteptare”, în mod automat de către sistem.

Invitația de participare la interviurile personale, precum și locul de desfășurare a acestora vor fi transmise aplicanților în cauză prin e-mail de către Coordonatorii Naționali ai Programului. Costurile de transport pentru a ajunge la locul de desfășurare a interviului vor fi suportate de REF SP.

Etapa patru – Depunerea Certificatelor de înscriere/Certificatelor privind taxa de școlarizare (anul universitar 2019-2020)

Atât solicitanții din categoria listei de ”acceptare condiționată”, cât și cei din ”lista de așteptare” trebuie să depună o Adeverință de înscriere /înmatriculare oficială și valabilă până la termenul limită stabilit de Program, pentru a demonstra că sunt înscriși într-un program academic eligibil.

Etapa cinci – Finalizarea procesului de selecție

După finalizarea etapelor menționate anterior, sistemul este actualizat cu statutul final al fiecărui aplicant din listele celor ”acceptați condiționat” și din ”lista de așteptare”, fiind generate listele finale cu beneficiarii burselor, pentru fiecare țară, respectiv pentru fiecare schemă de bursă.

Aplicanții care sunt clasați în categoria „acceptați condiționat” și care au îndeplinit cerințele stabilite de Program privind al doilea termen limită, devin beneficiari ai programului.

Aplicanții clasați în categoria „lista de așteptare“ pot fi luați în considerare pentru bursă numai în cazul în care aplicanți clasați în categoria „acceptați condiționat“ nu reușesc să îndeplinească cerințele; într-o astfel de situație, sistemul înlocuiește astfel de aplicanți în mod automat cu aplicanți din „lista de așteptare“, pe baza punctajului.

V. COMUNICAREA REZULTATULUI PROCESULUI DE SELECȚIE

Programul comunică aplicanților rezultatele procesului de selecție, la adresa de e-mail cu care și-au înregistrat conturile în Sistemul de Aplicare Online, în două ocazii:

În primul rând, după Etapa trei menționată mai sus (sfârșitul lui iulie – august), atunci când aplicanții primesc, după caz:

Scrisoare de acceptare condiționată, sau pentru lista de așteptare, care conține instrucțiuni pentru etapele ulterioare ce trebuie să fie îndeplinite de aplicant pentru a rămâne în competiție;

Scrisoare de respingere, care include motivele specificate ale respingerii;

În al doilea rând, după Etapa cinci menționată mai sus (sfârșitul lui octombrie – noiembrie), atunci când aplicanții primesc, după caz:

Scrisoare oficială de notificare; sau

Scrisoare de respingere, care include motivele specificate ale respingerii.

VI. MECANISM DE RECURS / CONTESTAȚII

Aplicanții au posibilitatea de a contesta rezultatele competiției Programului de burse în decurs de o lună de la momentul primirii notificării din partea Programului.

Apelurile /contestațiile trebuie să fie trimise către REF SP exclusiv la adresa de e-mail: REFSP_contestations@romaeducationfund.org

Contestațiile trimise la alte adrese de e-mail decât cea specificată mai sus nu vor fi luate în considerare sau recunoscute. Mai mult, REF SP roagă aplicanții să utilizeze această adresă de e-mail exclusiv pentru apeluri /contestații cu privire la rezultatul procesului de selecție.

Pentru orice alte întrebări, vă rugăm să contactați Coordonatorul Național, însă numai în cazul în care necesitați clarificări care nu sunt disponibile în Ghidul de Aplicare.

REF SP va clasifica contestațiile și va oferi o soluție. În funcție de natura apelului, REF SP poate decide remiterea acestora către un consilier juridic /consultant independent.

DECLINAREA RĂSPUNDERII

REF își rezervă dreptul de a refuza să sprijine aplicanții a căror conduită și/sau afiliere cu grupuri sau alte entități ale căror obiective și activități sunt incompatibile cu valorile și principiile promovate de Roma Education Fund și cu scopurile urmărite de aceasta.